yangdigunakan dengan menyesuaikan kebutuhan dan fasilitas yang ada, dapat mengaitkan materi dengan teknologi yang digunakan, menggunakannya untuk memfasilitasi kemampuan berpikir anak disertai dengan pengarahan dari guru, bekerjasama dengan orangtua untuk penggunaan teknologi dalam proses pembelajaran, menggunakan peralatan audio visual berupa
Untuk memaksimalkan kinerja, kantor -kantor baik pemerintah maupun swasta seringkali mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor. Dengan berbagai peralatan dan mesin kantor ini, maka aktivitas dan produktivitas kerja pun bisa lebih meningkat. Degnan demikian, hasil yang didapatkan juga akan lebih optimal. Manusia memang senantiasa dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Dalam setiap aktivitasnya, manusia perlu untuk bertindak semakin cepat dan juga efisien di segala bidang. Untuk itu, manusia perlu kelengkapan sarana yang tepat. Dalam upaya memilih peralatan dan mesin mesin kantor ini diperlukan pula pengetahuan dan juga kemampuan yang tepat. Kita perlu untuk mengetahui hal-hal yang penting dalam memilih sarana perkantoran. Memilih Peralatan dan Mesin Mesin Kantor Dalam memilih peralatan dan mesin mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih mesin mesin kantor menurut Drs Moekijat seperti yang tertulis dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor, yakni Mesin yang akan dipakai harus betul-betul diperlukan Jenis mesin hendaknya adalah mesin yang praktis Mesin tersebut bisa mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan Mesin bisa mempercepat selesainya suatu pekerjaan Mutu dari mesin harus benar -benar baik Mesin bisa membantu mengurangi kesulitan pekerjaan Mesin dapat digunakan untuk bermacam -macam pekerjaan Pemelihataa mesin bisa dilakukan dengan cara yang mudah Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut bisa dilakukan dengan mudah Mesin bisa disesuaikan dengan mutu pegawai Pertimbangkan apakah terdapat ruang kantor untuk mesin tersebut Faktor Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin Mesin Kantor Dalam mempersiapkan perlengkapan dan mesin kantor, maka akan dilaksankana pekerjaan perencanaan kantor. Dalam pekerjaan perencanaan kantor ini, terdapat 12 faktor yang perlu untuk dipertimbangkan dengan seksama. Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan mesin kantor yakni 1. Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat dirumuskandengan jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga bsia menjamin akan pentingnya tujuan tersebut. Rincian yang memang tidak perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling efektif. 2. Kebutuhan Pegawai Perseorangan Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting terutama dalam hubungannya dengan penggunaan mesin kantor. 3. Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu Seluruhnya Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting dipertimbangkan. Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam keseluruhan waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah ini biasanya tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa diperoleh bila kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu dengan baik. Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas kesatuan dalam menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar menguntungkan, penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk pekerjaan kantor yang produktif lainnya. 4. Fleksibilitas Penggunaannya Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari mesin yang dapat dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan dalam kantor. Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan secara efektif untuk banyak jenis pekerjaan dalam kantor. 5. Harga dan Penanaman Modal Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting. Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan dengan pelayanan -pelayanan yang diberikan dan dimungkinkan. Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima dan atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok. 6. Kemampuan Kesatuan Kemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu kesatuan mampu untuk melaksanakan pekerjaan secara efisien. 7. Nilai Keindahan Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor pun merupakan hal penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, dan bukannya oleh data -data yang bisa dihitung secara matematis. Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh dari nilai keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat mungkin memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para pegawai -pegawainya. Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai alat fisik semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong rokhaniah. Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan para pegawai merasa berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efiesien. 8. Preferensi Pegawai Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan kenyamanan pegawai. Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat menentukan perlengkapan yang layak dipergunakan. 9. Pengaruh terhadap Syarat -Syarat Pegawai Ada kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini mempengaruhi kondisi pegawai. Dalam artian, syarat -syarat mengenai jumlah pegawai, tingkat kecakapan para pegawai dan masalah -masalah terkait ketenagakerjaan lain dapat dipengaruhi dari pemilihan peralatan dan mesin kantor yang ada. 10. Ramalam Mengenai Beban Pekerjaan Ramalan atau perencanaan yang perlu dipertimbangkan adalah mengenai kebutuhan waktu yang akan datang serta kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan yang akan datang. Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula diperkirakan. Sayangnya, ramalan atau perencanaan seperti ini seringkali sangat sulit dilakukan. 11. Kualitas Pekerjaan Tata Usaha Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa mempengaruhi terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor. Artinya, bila sebuah mesin digunakna untuk mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini seharusnya bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar. Ini disebabkan sifat mesin yang cenderung membuat kesalahan yang lebih sedikit ketimbang manusia. Aneka format kertas, surat, formulir dan sebagainya, juga biasanya dapat lebih baik dan rapi bila dibuat dengan menggunakan mesin, ketimbang sekedar ditulis tangan. 12. Keperluan untuk Salinan -salinan dan Data Statistik Sebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah salinan yang lebih banyak. Pertimbangan yang penting dalam hal ini adalah ketersediaan salinan data yang benar -benar diperlukan dan apakah salinan tersebut dapat memenuhi tujuan -tujuan yang mendorong perbaikan kegiatan manajemen. Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya salinan -salinan tambahan justru akan mengakibatkan praktek menejemen menjadi semakin tidak efisien. Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot Kantor Perabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh positif terhadap kinerja pegawai, seperti dapat menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, serta dapat menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk itu, ketika hendak membeli perabot kantor, ada faktpr -faktor yang harus diperhatikan. Faktor yang harus diperhatikan dalam membeli perabot kantor yakni Harus dapat menghemat ruang lantai Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan Tidak begitu berat, sehingga mudah untuk dipindah -pindahkan Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja untuk bisa dibersihkan. Hal ini terkait denan masalah kesehatan. Keawetan perabot dari logam yang biasanya lebih tinggi dari perabot dari kayu Risiko kebakaran yang terjadi para perabot kayu relatif lebih besar daripada perabot yang terbuat dari logam. SUMBER
Perangkatkeras ini merupakan rangkaian komponen / unsur - unsur dalam peralatan kantor sehingga dapat menopang dalam membantu proses penyelesaian pekerjaan administrasi. B. Fungsi Peralatan. Dalam penggunaan proses penyelesaian kegiatan administrasi kantor terkait dengan kegiatan - kegiatan sebagai berikut : 1.
Administrasi perkantoran office administration / office management adalah serangkaian kegiatan dalam hal merencanakan, mengorganisasi mengatur dan menyusun, mengarahkan, mengawasi, mengendalikan sampai dengan melaksanakan secara tertib suatu hal. Dalam sebuah organisasi, kegiatan administrasi perkantoran memegang peranan yang sangat penting dalam terciptanya kegiatan organisasi yang efektif dan efisien. Nah untuk mengetahui lebih mendalam tentang office administration, mari simak pembahasan-nya dengan seksama! Pengertian Administrasi Terdapat 3 pendekatan dalam menjelaskan tentang pengertian dari administrasi, yaitu sebagai berikut. 1. Secara Etimologis Secara etimologis kata administrasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “administration” yang mempunyai bentuk infinitif “to administer”. Kata “to administer” dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English tahun 1974 diartikan sebagai “to direct menggerakkan” atau ”to manage mengelola”. Dalam bahasa Belanda kata administrasi adalah “administratie” yang memiliki pengertian mencakup tata usaha, manajemen dari berbagai kegiatan organisasi, dan manajemen dai sumber daya. Sumber daya yang dimaksud misalnya seperti finansial, personil, dan gudang. Pengertian, istilah, dan juga hakikat dari administrasi di Indonesia berawal atau berasal dari Eropa Barat atau Eropa Kontinental melalui penjajahan yang dilakukan oleh bangsa Belanda. Pada masa tersebut kata administrasi diartikan sebagai tata usaha. Hal tersebut dikarenakan orang pribumi pada saat itu diberi pekerjaan dalam bidang tata usaha, maka kegiatan administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha. Pengertian administrasi sebagai tata usaha merupakan dalam arti sempit. Hal tersebut dikarenakan masih terdapat makna lain dari kata “administratie” yaitu Bestuur atau manajemen dari berbagai kegiatan atau manajemen dari berbagai sumber daya seperti personil, material, gudang, finansial, dan lain atau pengaturan berbagai tugas atau atau tata atau memberikan bimbingan. 2. Dalam Arti Sempit Administrasi dalam arti sempit adalah suatu penyusunan dan juga pencatatan data dan informasi secara sistematis yang dimaksudkan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan mendapatkannya kembali secara keseluruhan. Data dan informasi yang dimaksud adalah berkaitan dengan berbagai macam kegiatan organisasi, baik untuk kepentingan intern atau ekstern. Dalam arti sempit administrasi lebih tepat disebut sebagai tata usaha. Kegiatan dari tata usaha ini adalah pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke dalam organisasi. Kegiatan tersebut terdiri dari PenerimaanPencatatanPengklasifikasianPengolahanPenyimpananPengetikkanPenggandaanPengiriman informasi dan data Tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan ketatausahaan disebut dengan kantor. Kantor adalah suatu unit kerja yang terdiri dari ruangan, personil, peralatan, dan operasi pengelolaan informasi. Berbagai kegiatan yang ada di dalam tata usaha bisa dirangkum menjadi 3 kelompok, yaitu sebagai berikut. Korespondensi Correspondence Korespondensi disebut juga kegiatan surat – menyurat. Korespondensi adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan pengiriman informasi kepada pihak yang dituju. Kegiatan korespondensi akan menjadi berarti jika informasi yang dikirim mendapatkan jawaban atau balasan dari pihak yang dituju. Surat adalah salah satu alat atau sarana yang digunakan untuk mengirim atau memberikan informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, atau pun pertanyaan. Ekspedisi Expedition Ekspedisi adalah suatu kegiatan untuk mencatat berbagai informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern atau ekstern organisasi. Hal tersebut dengan tujuan untuk dapat memudahkan mengetahui atau membuktikan bahwa suatu informasi yang diperlukan sudah dikirim atau diterima oleh orang yang dituju. Pengarsipan Filing Pengarsipan adalah suatu proses pengaturan dan juga penyimpanan informasi dan data secara sistematis sehingga bisa dengan mudah dan juga cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Informasi tersebut bisa berupa warkat records. Warkat adalah berbagai catatan tertulis dan bergambar yang dapat memuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu mengingat. Ada pepatah yang mengatakan bahwa “orang bisa lupa, namun warkat selalu ingat”. Arsip dapat diartikan sebagai suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis. Oleh karena itu apabila dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan. Kegiatan pengarsipan ini adalah kegiatan tata usaha dan dipandang sebagai suatu kegiatan intern yang melibatkan personil serta sarana dan prasarana tata usaha dalam kerangka kerja sama. Pengarsipan dilakukan dengan tujuan untuk tercapainya tertib administratif dalam hal informasi. Dengan demikian akan memperlancar arus informasi khususnya, baik dalam proses komunikasi atau pun dalam proses pengambilan keputusan decision making process. 3. Dalam Arti Luas Untuk lebih memahami tentang pengertian dari administrasi secara luas, berikut merupakan pengertian administrasi menurut para ahli. The Liang Gie 1980 “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama mencapai tujuan tertentu.” Sondang P Siagian 1980 “Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya.” Stephen P Robbins 1983 “Administrasi adalah keseluruhan proses dari berbagai kegiatan pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain.” Dwight Waldo 1971 “Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif, dan mempunyai tingkat rasionalitas tinggi.” Pengertian Manajemen Istilah dari manajemen berasal dari kata “management” yang mempunyai bentuk infinitif “to manage”. Terdapat istilah lain yang disebut – sebut sebagai asal – usul kata “management” yaitu dalam bahasa Latin, Perancis, dan Italia. Kata tersebut diantaranya manus, mano, manage / menege, meneggie, dan maneggiare. Di Indonesia kata “management” diartikan dalam beberapa istilah diantaranya seperti pengaturan, pengelolaan, pengendalian, pengurusan, pembinaan, penguasaan, kepemimpinan, tata pimpinan, ketatalaksanaan, dan lain sebagainya. Pengertian dari manajemen adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sudah ditentukan dengan cara memakai berbagai sumber daya yang ada dengan efisien dan efektif. Berikut ini merupakan beberapa aspek atau karakteristik yang bisa menjelaskan tentang pengertian dari manajemen. Manajemen Sebagai Proses Adalah serangkaian tahapan aktivitas yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan cara mendayagunakan berbagai sumber yang ada secara maksimal yaitu dengan efektif dan efisien. Manajemen Sebagai Suatu Fungsi Adalah serangkaian aktivitas yang berdasarkan pada suatu fungsi tertentu yang saling berhubungan dan bisa dilaksanakan secara bersamaan, sendiri atau saling mendahului tanpa menunggu selesainya aktivitas fungsi lainnya dengan tujuan untuk meraih tujuan organisasi. Manajemen Sebagai Kolektivitas Orang Pejabat yang mempunyai tanggung jawab pada pelaksanaan kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan sesuai dengan bidang atau unit yang dipimpinnya. Jabatan dalam organisasi meperlihatkan jabatan kepemimpinan dalam suatu organisasi, misalnya seperti manajer, sub manajer, dan supervisor. Jabatan tersebut bisanya disebut sebagai manajemen puncak, manajemen tengah, dan manajemen bawah. Manajemen Sebagai Suatu Sistem Adalah suatu kerangka kerja yang terdiri dari bidang – bidang atau unit atau komponen yang saling berkaitan, bergantung, dan terorganisasikan dalam kesatuan dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen Sebagai Suatu Ilmu Manajemen sebagai suatu ilmu mempunyai sifat interdisipliner dalam hal konsep, teori, metode, dan analisa-nya memakai bantuan dari berbagai ilmu misalnya seperti, ekonomi, sosiologi, statistik, atau pun matematik. Manajemen Sebagai Seni Adalah ketrampilan dalam mendayagunakan sarana dan prasarana, serta menggerakkan dan juga mengarahkan orang dalam kegiatan manajerial. Manajemen Sebagai Profesi Adalah bidang pekerjaan yang esoterik berdasarkan pada spesialisasi keahlian tertentu, misalnya sama seperti pada bidang kedokteran dan bidang hukum. Pengertian Kantor Kata kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “kantoor” yang mempunyai arti ruangan tempat bekerja atau tempat instansi. Kemudian dalam bahasa Inggris berasal dari kata “office” yang mempunyai arti tempat untuk memberikan pelayanan atau ruang tempat bekerja. Pengertian kantor dapat dijelaskan dari sudut pandang yang berbeda yaitu secara dinamis dan secara statis. Secara dinamis, pengertian kantor adalah berbagai proses dalam menyelenggarakan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, atau pun pendistribusian data. Jadi dalam arti sempit kantor adalah tempat untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan administrasi. Secara statis, kantor dapat diartikan sebagai tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, instansi, badan, atau pun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan,pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data. Pengertian Administrasi Perkantoran Pengertian dari administrasi dapat dengan dua pandangan yaitu, Secara sempit, administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penyelenggaraan, dan pengawasan berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan rung lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib. Secara luas, administrasi perkantoran adalah seluruh aktivitas teknis terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli Supaya lebih memahami tentang pengertian administrasi perkantoran, berikut ini adalah beberapa penjelasan yang disampaikan oleh para ahli. George Terry 1966 Dalam bukunya yang berjudul “Office Management and Control”, George Terry menjelaskan bahwa “Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives.”“Administrasi perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakan agar mencapai berbagai tujuan yang sudah ditentukan di awal.” Wlilliam Leffingwell dan Edwin Robinson 1950 Dalam bukunya yang berjudul “Textbook of Office Management” W Leffingwell dan E Robinson menjelaskan bahwa “Office management as a function, is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done.”“Administrasi perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan di mana pun pekerjaan itu harus dilakukan.” William Spriegel dan Ernest Davies Dalam bukunya yang berjudul “Principles of Business Organization and Operation”, William Spriegel dan Ernest Davies menjelaskan bahwa “Administrasi perkantoran adalah suatu pengarahan yang menyeluruh terhadap berbagai kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.” Arthur Granger Dalam bukunya yang berjudul “National Office Management Associatio Report”, Arthur Granger menjelaskan bahwa “Administrasi perkantoran adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekam dari suatu organisasi.” W H Evans Dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Perkantoran Modern”, W H Evans menjelaskan bahwa “Administrasi perkantoran sebagai suatu fungsi yang berhubungan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.” Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Ruang lingkup atau bidang kerja administrasi perkantoran ini meliputi kegiatan yang ada di kantor dan sarana prasarana kerja perkantoran. Berikut ini merupakan ruang lingkup-nya. 1. Kegiatan Kantor Kegiatan kantor adalah suatu aktivitas yang selalu dilakukan dalam perkantoran yang dimana semakin luas tujuan dari suatu organisasi, maka akan semakin luas juga kegiatan perkantoran yang dilakukannya. Pada umumnya pekerjaan kantor terdiri dari berbagai macam kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan perkantoran. Berikut merupakan penjelasan dari beberapa kegiatan tersebut. Perencanaan Perkantoran Office Planning Perencanaan perkantoran adalah suatu proses untuk menetapkan arah tujuan dari kegiatan kantor, yaitu dengan cara melakukan peninjauan kembali terhadap berbagai faktor yang berpengaruh pada tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari 1 Perencanaan gedung. 2 Tata ruang kantor. 3 Penerangan atau pencahayaan kantor. 4 Ventilasi 5 Perlengkapan, peralatan, dan perabotan kantor. 6 Metode dan standarisasi pekerjaan kantor. 7 Anggaran budgeting perkantoran. 8 Standar kualitas kerja. 9 Sistem informasi dan telekomunikasi. Sumber Diah Wijayanti Sutha 20188 Pengorganisasian Perkantoran Office Organizing Pengorganisasian perkantoran adalah suatu pengaturan tentang berbagai macam fungsi dari organisasi dengan pelaksana yang menjalankan berbagai fungsi organisasi tersebut. Pengorganisasi perkantoran terdiri dari 1 Pembagian pekerjaan dan tugas. Hal tersebut dengan tujuan untuk lebih efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi. 2 Pemeliharaan hubungan kerja yang baik. 3 Pengadaan / penyediaan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan jenis pekerjaan untuk dapat memudahkan dalam melakukan pekerjaan. Sumber Diah Wijayanti Sutha 20189 Pengarah Perkantoran Office Actuating Pengarah perkantoran adalah suatu aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan juga efisiensi dalam melaksanakan kerja secara maksimal sesuai dengan target dan juga sasaran yang sudah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan sehat. 1 Melakukan pengawasan terhadap bawahan dengan menggunakan teknik yang efektif. 2 Memberikan motivasi terhadap bawahan dengan menggunakan teknik yang efektif. 3 Memberikan bantuan kepada tenaga kerja dalam memecahkan suatu masalah pada saat tenaga kerja sedang menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. 4 Penyatuan antara visi misi tenaga kerja dengan organisasi. 5 Merancang cara komunikasi yang efektif dan efisien dengan para tenaga kerja. Hal tersebut bertujuan supaya komunikasi antara atasan dengan bawahanbisa berjalan dengan baik. 6 Pemakaian tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji dan upah kepada tenaga kerja. Sumber Diah Wijayanti Sutha 20189 Pengawasan Perkantoran Office Controlling Pengawasan perkantoran adalah suatu aktivitas untuk memastikan bahwa sasaran dan juga perencanaan bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan. Objek dari pengawasan perkantoran terdiri dari 1 Pemakaian peralatan dan perlengkapan kantor. 2 Berbagai metode dan juga standarisasi kantor. 3 Kualitas dari pekerjaan kantor. 4 Pelayanan kantor 5 Waktu 6 Biaya perkantoran. Sumber Diah Wijayanti Sutha 20189 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran Lokasi Kantor Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu faktor keamanan, faktor lingkungan, dan juga faktor harga. Gedung Dalam hal ini faktor yang harus diperhatikan adalah suatu gedung bisa menjamin keamanan dan kesehatan para tenaga kerja, mempunyai fasilitas yang memadai, dan harga yang kompetitif. Maksud harga yang kompetitif disini adalah seimbang antara biaya dengan keuntungan yang didapatkan. Peralatan Perabot kantor terdiri dari meja, kursi, rak, lemari, dan lain sebagainya. Perlengkapan kantor terdiri dari kertas, pena, penghapus, penggaris, dan perlengkapan habis pakai lainnya. Interior Interior adalah penataan sedemikian rupa perabotan atau perangkat kantor yang berfungsi untuk menunjang dalam pelaksanaan kerja di ruang kantor, misalnya seperti penerangan, ventilasi, hiasan kantor, jendela, dan lain sebagainya. Mesin Kantor Mesin kantor ini harus disesuaikan dengan prosedur, metode, dan kebutuhan kantor. Karakteristik Administrasi Perkantoran Berikut ini merupakan beberapa karakteristik administrasi perkantoran yang harus kamu laksanakan. 1. Bersifat Pelayanan Pekerjaan yang ada di kantor mempunyai sifat pelayanan yang mempunyai fungsi untuk memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk membantu pekerjaan lain, supaya bisa bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Dalam suatu organisasi pekerjaan kantor tidak langsung bisa mendatangkan keuntungan, sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Tapi produksi atau penjualan tersebut bisa sukses dan mendatangkan keuntungan, jika pekerjaan kantor sukses memberikan pelayanan kebutuhan produksi atau penjualan. 2. Bersifat Terbuka dan Luas Bersifat dan luas disini maksudnya adalah pekerjaan kantor bisa dilakukan dimana saja tidak hanya sebatas di kantor saja. Namun bisa juga dilakukan di luar kantor sekalipun. Administrasi perkantoran dibutuhkan dimana saja dan dapat dilaksanakan dalam setiap bidang yang ada di organisasi. Misalnya seperti seorang petugas sensus melakukan kegiatan administrasi perkantoran yaitu melakukan pencatatan dengan mendatangi setiap rumah. 3. Dilakukan Semua Pihak Dapat dilakukan semua pihak disini maksudnya adalah administrasi perkantoran bisa dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan tertinggi sampai dengan tenaga kerja yang berada di jabatan paling rendah. Hal tersebut diakibatkan karena perembetan pekerjaan kantor ke setiap bagian organisasi. Walaupun pekerjaan kantor bisa dilakukan atau dikerjakan oleh sekelompok pegawai, misalnya tata usaha, namun pekerjaan tersebut akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Misalnya seperti seorang direktur yang menelpon kantor lain dengan maksud untuk menghimpun data dan informasi atau keterangan yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan atau sebaliknya menerima telpon dari kantor lain. Kemudian seorang mandor pabrik yang mencatat seluruh pegawai yang tidak masuk dan yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor pabrik. Selanjutnya seorang karyawan dengan posisi jabatan rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering juga memperoleh pekerjaan untuk mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Terdapat beberapa asas administrasi perkantoran, diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Asas Perencanaan Tentunya sebelum melakukan pekerjaan kantor harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu supaya bisa tercapainya tujuan yang sudah ditentukan. Perencanaan tersebut maksudnya adalah semua prosedur harus diatur dan juga ditentukan sebelum pelaksanaan. Supaya perencanaan bisa berjalan dengan baik, maka harus ditentukan dasar atau pedoman yang dibutuhkan untuk setiap jenis pekerjaan. 2. Asas Penyederhanaan Seluruh pekerjaan kantor harus bisa dilaksanakan dengan menggunakan cara yang sederhana dan mudah. Penyederhanaan ini berarti bahwa se-bisa mungkin menghindari penggandaan arsip yang berlebihan dan segala bentuk tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan. Seluruh pekerjaan yang tidak terlalu dibutuhkan atau tidak berkaitan dengan hasil kerja yang ingin diraih harus dihilangkan. Misalnya seperti, apabila terdapat 2 orang yang diberi tugas untuk memelihara arsip, sedangkan jumlah data atau berkas atau informasi yang harus di arsip tidak terlalu banyak yang sebenarnya bisa diurus oleh 1 petugas saja. 3. Asas Penggabungan Seluruh pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berhubungan erat sebaiknya digabung. Misalnya seperti pada pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan dalam mengirimkan surat dapat ditugaskan kepada 1 orang pegawai saja. Manfaat Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran mempunyai beberapa peranan atau manfaat, yaitu sebagai berikut. Sebagai media komunikasi antar 2 pihak atau lebih yang sedang berhubungan bisnis atau jembatan historis untuk bisa membuktikan atau mengungkap kejadian yang sudah terjadi di masa penghubung semua asal dan tujuan dari setiap pihak dalam organisasi. Fungsi Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran mempunyai beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut. 1. Fungsi Teknis Adalah fungsi yang mengaplikasikan ketrampilan dan berhubungan dengan teknologi dengan tujuan untuk memproduksi suatu informasi atau data. Misalnya seperti melalui komputer, mesin tik, dan fax. 2. Fungsi Rutinitas Pemeliharaan dan Duplikasi Adalah fungsi untuk melakukan berbagai kegiatan kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy, scan, print, dan lain sebagainya. 3. Fungsi Manajerial Adalah fungsi yang dimana di dalam nya mengandung prinsip perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan juga pengawasan kepada setiap sumber daya manusia dan produksi yang ada serta proses kinerja yang dilakukannya. 4. Fungsi Interpersonal Adalah fungsi yang bisa menjadi dasar atau pedoman bagi pengevaluasian kerja sumber daya manusia yang berhubungan dengan promosi atau peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja seorang pegawai. 5. Fungsi Analisis Adalah sebuah fungsi yang menjadikan seluruh proses administrasi sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan atau kebijakan oleh seorang pimpinan. 6. Fungsi Pengingat Adalah fungsi untuk mengingatkan pihak yang bersangkutan, yang berkaitan dengan suatu dokumen, baik yang tertulis atau pun elektronik akan suatu peristiwa penting. 7. Fungsi Validitas Adalah fungsi yang dapat memungkinkan suatu dokumen administrasi dapat dijadikan sebagai bukti dari suatu peristiwa atau transaksi jika dibutuhkan pada kemudian hari. Tujuan Administrasi Perkantoran Berikut in beberapa tujuan dari administrasi perkantoran. 1 Memberikan seluruh informasi atau keterangan yang lengkap dan jelas yang dibutuhkan oleh siapa saja, kapan dan dimana hal tersebut dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi secara efektif dan efisien. 2 Memberikan dan membuat berbagai catatan dan laporan yang cukup dengan menggunakan biaya yang serendah mungkin. 3 Memberikan pelayanan pada semua keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan tentang prosedur dan kebijakan. 4 Memberikan bimbingan kepada para pegawai dalam mengatasi semua permasalahan yang sulit atau membantu menyelesaikan suatu perselisihanyang ada. 5 Membuat dan menerapkan kebijakan dalam organisasi serta memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen. 6 Melatih dan juga memberikan perintah kepada para pegawai untuk menjalankan tugasnya dengan baik. 7 Membuat laporan yang berkaitan dengan adanya aktivitas seperti penggajian, produksi atau pengiriman yang mempunyai tujuan untuk memverifikasi danjuga memantau aktivitas kerja dan berupaya untuk mengevaluasi kinerja. 8 Merekrut, mewawancarai, dan memilih pegawai. 9 Manafsirkan dan juga berupaya untuk mengkomunikasikan semua prosedur kerja dan juga kebijakan organisasi kepada setiap staff yang berkaitan. 10 Melakukan diskusi dengan pegawai tentang prestasi kerja. Hal tersebut untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya serta berupaya untuk menyelesaikan masalah yang sedang terjadi. Akhir Kata Demikianlah sedikit penjelasan tentang administrasi perkantoran. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu. Jika ada kritik, saran, atau pertanyaan silakan sampaikan di kolom komentar. Terima kasih.

Dalamlingkungan yang sempit seperti kantor, maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran atau kegiatan membagi/ mengeluarkan barang sesuai kebutuhan karyawan/ staff bagian dalam instansi tersebut untuk keperluan kegiatan perkantoran. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu: 1.

Penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. Secara umum, ketika menggunakan mesin kantor meskipun melalui tahap perencanaan sebelumnya, terdapat beberapa keuntungan dan Keuntunganmenggunakan mesin kantor Dapat menghemat biaya, jika digunakan secara maksimal dan sesuai menghemat tenaga dan atas akurasi dan presisi lebih mudah yang menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan lebih yang dimuat bisa lebih mengurangi kebosanan dibandingkan dengan penggunaan tulisan mengurangi kelelahan karyawan untuk meningkatkan kualitas Kerugianmenggunakan mesin kantorTingkat penyusutan jenis mesin tertentu tinggiMesin tertentu memerlukan biaya pengadaan dan pemeliharaan yang untuk menemukan operator alat berat yang mampu dan membutuhkan biaya untuk melatih fleksibilitas beberapa metode pemesinan sulit diperoleh dan dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu ketika terjadi kerusakan. Peralatan atau mesin kantor yang biasa disebut pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk berkomunikasi, baik di dalam lingkungannya internal maupun dengan lingkungan di luar eksternal adanya mesin komunikasi di kantor dapat diperoleh manfaat antara lain Penyampaian komunikasi dapat dilakukan dengan cepat dan tenaga dalam pelaksanaan relasi di lingkungan produktivitas proses KomputerPada umumnya komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat catatan dan dokumen serta menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer terbagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras, dan perangkat adalah beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras hardware.1. CPU Central Processing Unit Merupakan bagian penting dari komputer seperti otak manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer. CPU sendiri merupakan gabungan dari beberapa perangkat keras seperti processor, hard disk, VGA card, dan sound card yang tersusun dalam sebuah papan induk motherboard.2. MonitorLayar adalah alat yang digunakan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU sehingga pengguna akan mengetahui apakah hasil komunikasi tersebut benar atau salah atau tidak dan akan terlihat pada layar Keyboardadalah bagian dari komputer yang terdiri dari deretan tombol huruf dan angka serta tombol lainnya. Keyboard adalah alat yang digunakan untuk perantara komunikasi. Apa pun yang diinginkan pengguna diinformasikan ke CPU dengan menekan tombol pada keyboard. 4. MouseDigunakan oleh komunikan sebagai menggerakkan kursor pada layar monitor untuk memudahkan menggerakkan kursor dan memilih objek, biasanya posisinya ditunjukkan dengan gambar panah yang bergerak mengikuti gerakan mouse. Dengan 3 tiga tombol di depannya, kanan, tengah scrolling, dan itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang memiliki fungsi yang sama pentingnya dalam menunjang kegiatan yang berhubungan dengan Komputer beberapa peralatan pelengkap dari komputer1. PrinterDigunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara user dengan CPU seperti yang tampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa teks atau Drive CD/DVD ROMAlat ini digunakan untuk membaca CD/DVD sehingga kita dapat melihat isi CD/DVD dengan melihat layar komputer. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada juga yang berada di luar dengan kabel yang dihubungkan ke komputer. CD/DVD sendiri merupakan optical disc yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio disc diperkenalkan pada tahun 1982 dan tetap menjadi format standar untuk pemutaran rekaman audio komersial pada pertengahan tahun 2006. CD/DVD bersifat read-only hanya baca, dan tidak dapat ditulisi.Perkembangan CD/DVD terbaru memungkinkan CD/DVD dapat ditulis berulang kali Re-Write/RW yang lebih dikenal dengan sebutan CD/ USB Flash drivePenggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. USB flash drive merupakan perangkat komputer yang sangat populer saat ini. USB flash drive sering juga disebut flash disk perlahan menggantikan floppy disk sebagai perangkat penyimpanan data kerja kecil, ringan, bentuknya sangat beragam. Penggunaannya juga sangat mudah. Tinggal ditancapkan pada port USB, yang merupakan interface standar komputer saat kapasitasnya 128 MB hingga 2 GB dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini, ada kapasitas 32 GB. Bandingkan dengan floppy disk yang hanya berkapasitas 1,44 juga Prinsip-prinsip organisasi perlu diketahuiDibandingkan floppy disk dan compact disc CD, flash disk memiliki keunggulan karena praktis, lebih tahan lama, menyimpan data relatif lebih banyak, dan dapat dibaca dan ditulis dengan adalah karena ukurannya yang kecil biasanya 8 sampai 2 cm, flash disk ini mudah jatuh, hilang, atau berceceran, apalagi covernya jika tidak hati-hati menyimpannya. Oleh karena itu flash disk sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci, dan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi foto/istimewa
PengertianTeknologi. Menurut Haryani (2001:72), "Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya" (Haryani, 2001: 72). Selanjutnya ada seorang ahli sosiologi lainnya yang memberikan definisi
0% found this document useful 0 votes28 views1 pageOriginal TitlePENGGUNAAN PERALATAN KANTOR DALAM KEGIATAN ADMINISTRASICopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes28 views1 pagePenggunaan Peralatan Kantor Dalam Kegiatan AdministrasiOriginal TitlePENGGUNAAN PERALATAN KANTOR DALAM KEGIATAN ADMINISTRASIJump to Page You are on page 1of 1Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel the full document with a free trial!

Tujuanprogram keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut: · Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat. · Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

konpetensi dasar menerapkan penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasipengertian perlatan kantor the liang gie menguraikan bahwa peralatan kantor/ office suplies adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha/ those material consumed in the ordinary operation of the clerical forces. office equimment sendiri dapat didefinisikan sebagai segenap benda yan dipergunakan untuk memmbantu kelancaran tugas-tugas tata usaha yang terdiri atas perbanot kantir, bekal kantor, dan hiasan kantorjenis-jenis peralatan kantorberdasarkan bentuknyaa. peralatan kantor berbantuk lembaran1. kertas HVS2. kertas folio bergaris3. kertas karbon dan kertas stensil4. berkop6. kertas buffalo7. amplop8. map9. plastik transparanb. peralatan kantor berbentuk nonlembaran1. alat tulis kantor2. pembuka surat3. stempel4. perlengkapan mejac. peralatan kantor berbentuk buku1. buku catatan kecil2. buku pedoman organisasi3. buku alamat relasi4. kamus5. buku telpoon6. peta kota-kota besar7. buku tahunan8. buku tamu9. buku agenda10. buku catatan keuangan11 buku objek parisiwata2. berdasarkan penggunaannyaa. barang habis pakaib. barang tidak habis pakai3. berdasarkan jenisnyaa. mesin-mesin kantora. mesin-mesin kantor untuk kerperluan surat-menyuratb mesin yang digunakan untuk mencetakc. mesin yang digunakan untuk komunikasi jarak jauhd. mesin yang digunakan untuk menh=ghancurkan kertase. mesin yang digunakan untuk mendiktef. mesin yang digunakan untuk mengetikg. mesin yang digunakan untuk menghitungh. audio visual aid atau alat bantu peragab. perabot kantor / office furnitur1. furnitur kantor/ office furnitura. meja dan kursib. sofa dan meja untuk tamuc. rak buku dan lemarid. filling cabinete. papan tulisf. tempat penyimpanan uangg. tempat majalah dan koranh. meja resepsionis2. hiasan kantor / office arrangmenta. gambar yang digantungb. benda seni seperti lukisanc. vas bunga dan tanamand. bendera negarae. hiasan mejaf, alat penunjuk waktu seperti jam dindibng, atau jam mejag. akat penerangan seperti lampu gantung, lampu mejah, penyejuk ruangan, saeperti ac dan kipas anginc. memilih peralatan kantordalam memilih peralatan kantor perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut 1. tentukan tujuan penggunaan peralan disesuaikan dengan jenis pekerjaan2. menganalisis peralatan yang hendak dibeli, mulai dari nama barang, tipe, spesifikasi, merek, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan hingga memperhatikan segi efektifitas4. peralatankantor disesuaikan dfengan pekerjaan dan kemampuan pegawai5. memperhatikan penempatan peralatan yang ; peralatan kantor merupakan media yang digunakan dalam upaya untuk mencapai tujuan yang diinginkan peralatan atau perlengkapan kantor antara lain untuk mendukung aktifitas pekerjaan kantor, untuk memperlancar dan mempermudah proses pelaksanaan aktifitas pekerjaan peralatan terbagi menjadi beberapa kategori, yaknu ;a. dilihat dari bentuknya b. dilihat dari penggunaanyac. mesin kantor, yakni mesin yang digunakan untuk mendukung pekerjaan kantord. perabot kantor yang terdiri dari furnituruntuk memilih peralatan kantor secara tepat, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan a. tentukan tujuan penggunaan perlatan yang disesuaikan dengan jenis pekerjaanb. menganalisis perlatan yang hendak dibelic. memperhatikan dari segi efektifitasd. peralatan kantorharus disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawaie. memperhatkan penempatan peralatan yang fleksibel DisukaiDiunduh Dilihat 7 luring RPP untuk pertemuan ke 4 pada KD 3.8. Menerapkan penggunaan peralatan kantor yang digunakan dalam kegiatan administrasi dan 4.8 Menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian tahap 2 simulasi mengajar Calon Guru Penggerak angkatan 6. Suka Laporkan Bookmark
Uploaded bygina 0% found this document useful 0 votes2 views12 pagesCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsPDF or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?Is this content inappropriate?Report this Document0% found this document useful 0 votes2 views12 pagesMateri Penggunaan Peralatan KantorUploaded bygina Full descriptionJump to Page You are on page 1of 12Search inside document You're Reading a Free Preview Pages 6 to 11 are not shown in this preview. Buy the Full Version Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.
Q02Q. 40 174 73 74 235 356 105 448 10

menerapkan dan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi